Ochrona danych osobowych

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

przez Powiatowy Urząd Pracy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1,
z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych:

Odbiorcy danych osobowych

W niektórych sytuacjach Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora.

Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

a) banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;

b) podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;

c) osoby fizyczne oraz podmioty, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;

d) podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego;

e) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł niż bezpośrednio od Ciebie:

a) w przypadku postępowania windykacyjnego, dane możemy pozyskać od komornika;

b) podczas procesu rejestracji osoby bezrobotnej, dane pozyskujemy z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

c) jeżeli jesteś zarejestrowany w urzędzie pracy, to w przypadku zmiany miejsca zamieszkania, a tym samym urzędu pracy – pozyskamy Twoje dane z urzędu pracy, w którym dotychczas byłeś zarejestrowany;

d) jeżeli jako przedsiębiorca lub pracodawca będziesz chciał z nami współpracować, np. złożyć ofertę pracy lub złożyć wniosek
o przyznanie formy wsparcia, pozyskamy Twoje dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS;

e) w celu nawiązywania współpracy przez pracowników Urzędu z „nowymi” przedsiębiorcami, pozyskujemy dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS;

f) w celu wyliczenia wskaźników efektywności zatrudnieniowej, pozyskamy Twoje dane z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

g) w celu przeprowadzania badań lokalnego rynku pracy, możemy pozyskiwać dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

Sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (w szczególności czas przechowywania), określa Jednolity rzeczowy wykaz akt oraz przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań – od prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.

Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu
jej odwołania.

Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Dane osobowe osób bezrobotnych oraz poszukujących pracy, będą przechowywane przez okres 50 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono udzielanie pomocy.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo:

a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

c) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych;

e) prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f  RODO (prawnie uzasadniony interes);

f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2,
00 - 193 Warszawa)

Informacja o wymogu / dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):

a) wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie danych osobowych następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego
z przepisu prawa;

b) wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy;

c) dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.

Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane.

Objaśnienie:

1. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze
2. Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej
3. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy
4. Art. 6 ust.1 lit. a RODO - osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych